Всеки град направи 30 минутна презентация, след която имаше 90 минути за отговори на въпросите на журито. Начело на всички делегации бяха кметовете на съответните градове. Редът на представянията пред журито беше определен предварително със съгласието на четирите града-кандидати. Във всяка сесия с въпроси и отговори журито потърси допълнителни разяснения относно целите, Европейското измерение, Градът и гражданите (включително стратегията) и наличния капацитет за изпълнение (управление, финанси и снабдяване с персонал). В следващия раздел е предоставен подбор на конкретните въпроси, които са задавани от всеки град.
Журито направи оценка на кандидатурите, отчитайки доколко градовете -кандидати :
• са постигнали целите на програмата Европейска столица на културата, установени в чл. 3 на Решението и критериите: "Европейското измерение" и "Град и граждани", описани в чл.4 на Решението.
• са показали капацитет за изпълнение на програмата, най-вече по отношение на управлението, предложения бюджет, плановете за персонала, подкрепата на местните и регионалните власти, и на бизнеса
(тъй като те са свързани с надеждността и устойчивостта на предложените проекти).
След заседанието, председателят обяви препоръката на журито на пресконференция в присъствието на министъра на културата, кметовете на Пловдив, Варна и Велико Търново, заместник кмета на София и представители от градовете-кандидати.
Кандидатури на градовете - Варна
Програмата на град Варна бе представена в документите за кандидатстване под надслов "Бряг на вдъхновението - изграждане на доверие чрез култура". Концепцията се основава на признанието за географското положение на града на Черно море и на разбирането, че доверието в политиците, обществото, бизнеса е на много ниско ниво. Програмата е разделена в три направления:
• Срещни артистите
• Срещни бъдещето
• Срещни морето.
Кандидатурата на града е подкрепена от всички политически партии, от съседните общини и значителна част от частния сектор в града и региона. Към настоящия момент бюджетът на града за културни дейности е в размер малко под 3 % от общия годишен бюджет на общината. Общината успешно е използвала структурните фондове на ЕС за подобряване на културната инфраструктура в града и има намерение да кандидатства за подобно финансиране в бъдеще.
Журито бе информирано, че културната стратегия на града е в процес на развитие и кандидатурата на Варна за ЕСК е в съответствие със стратегията.
Предложеният бюджет за оперативни дейности е 68 млн. евро, от които 37 млн. са за програмата, 11,5 млн. за комуникация и маркетинг и 12,5 млн. за персонал и администрация. Основните очаквани източници на финансиране са: община Варна с 31,5 млн., националното правителство с 22,5 млн., и частният сектор с 5,5 млн.
Варна представи своята концепция пред журито в 30 минутен филм, базиран на трите направления от програмата на града и плановете за управление на проекта. Говорителят открои основните събития, по две всеки месец, конкретни проекти от всяко направление в програмата бяха посочени като примери.
В частта за въпроси и отговори, журито поиска да научи повече за степента на участието на други страни около Черно море, за кандидатурата на града за Европейска столица на младежта 2017, как смята да изгради или заслужи доверие, за стратегията след 2019 година, за баланса между съществуващото високо ниво на културно предлагане в града и програмата за ЕСК и по какъв начин програмата ще допринесе за по-задълбоченото разбиране от страна на жителите на града на многообразието на културите в Европа.
Журито остана доволно от всичките четири кандидатури. Всичките четири кандидатури предложиха различен подход към титлата Европейска столица на културата. Всички кандидатури представиха обещаващи проекти в своите програми, които според журито са в съответствие със съвременните европейски тенденции за градско развитие и преоткриването на културната памет чрез изкуството. Всички градове положиха значителни усилия, за да изпълнят критериите на конкурса, както и да отговорят на очакванията на местно ниво. Особено позитивно журито прие близките взаимоотношения, които всичките четири градове-кандидати са установили с италианските градове-кандидати за ЕСК. Членовете на журито изразиха своята благодарност към екипа (и към многото участващи граждани) за положените усилия при подготовката на кандидатурите, които започват с изготвянето на документите за кандидатстване, подготовката на посещенията, представянията на кандидатурите и отговорите на въпросите на журито.
Варна
Журито оцени високо дългосрочната програма за културното развитие в града и плановете чрез титлата Европейска столица на културата да се насърчи съществуващото културно предлагане със значително участие на чуждестранни артисти. Варна е успешен пример за град с развит туризъм със силно културно предлагане в областта на традиционните фестивали и утвърдени контакти с чуждестранни творци и изпълнители. Обществената подкрепа за кандидатурата е силна (въпреки че участието на малцинствата и уязвимите социални групи не бе достатъчно) и чрез нея се поставят цели за развитието на града. Журито отбеляза с ентусиазъм оказаната помощ от много доброволци по време на наводненията. Проектите, които направиха силно впечатление на журито са плановете за преобразуване на Парк-паметника на българо-съветската дружба в Черноморски център за междукултурен диалог, проектите "Горещо лято от Студената война" и "Приключения в панелния блок". Журито прецени, че Европейското измерение не е достатъчно развито в сравнение с очакванията на този етап. Не е видно как Варна се позиционира в Европейския, а не само в българския контекст. Журито би желало да види повече проекти за сътрудничество и за ко-продукции, включващи институции и творци от Черноморските държави. Проектите за сътрудничество с пре-селектираните италиански градове, около темата "Месец на италианския град" бяха с ограничен обхват. Журито изрази притеснения относно това доколко е реалистичен бюджетът за голям брой от предложените проекти, както и дали големият брой инфраструктурни проекти могат да бъдат завършени в срок. Журито изрази загриженост за устойчивостта на програмата в дългосрочен план, предвид броя на планираните нови културни институти. Журито счита, че в кандидатурата аспектът за развитието на туризма не се разграничава достатъчно (полезен като вторичен продукт, но не и цел на Европейска столица на културата) от проектите, насочени към критерия "Град и граждани", и най-вече за привличане на интереса на публиката към многообразието на европейските култури.
След представянията и въпросите и отговорите, журито направи преглед доколко всяка от кандидатурите на градовете изпълнява критериите за програмата Европейска столица на културата и какъв е наличният капацитет за управление. Журито бе запознато с четири различни кандидатури на различни градове, пред които стоят различни предизвикателства, и които имат различна интерпретация на критериите. Всяка кандидатура имаше силни страни, както и слаби страни. Беше видно, че всички градове-кандидати са работили усърдно по време на годините на подготовката на кандидатурата, както и след етапа на предварителна селекция, не само за изработването на проекта, но и за повишаване на културното предлагане в техните градове. Това пролича от апликационните книги, както и по време на посещенията.
Журито направи оценка, съгласно Решението, на програмите специално изработени за 2019 година.
Всеки член на журито направи оценка, според своето разбиране на критериите на четирите кандидатури, включваща апликационните книги, представянията и отговорите на въпросите, допълнени от информацията от посещенията в градовете.
Съгласно Процедурните правила се предвижда провеждане на тайно гласуване, като е необходимо обикновено мнозинство, в полза на един град, за да бъде той препоръчан за номинация за ЕСК. Всеки член на журито имаше право на един глас. При гласуването 8 от 12-те члена са гласували за Пловдив. Тъй като това е мнозинство според процедурните правила, журито предлага на Министерството на културата да номинира за Европейска столица на културата в България през 2019 година, град Пловдив.
Журито поздрави София, Варна и Велико Търново за представените кандидатури и изрази надежда, че те ще запазят енергията, ангажираността, натрупания ентусиазъм и ще се опитат да осъществят колкото е възможно по-голяма част от техните програми. Журито отбеляза, че всички градове-кандидати заявяват в апликационните книги, че ще сътрудничат помежду си и в повечето случаи предвиждат "план Б". Освен предимства за всеки град, 2019 година ще е възможност за България да има за първи път Европейска столица на културата.